Projekti su važan dio mnogih poslovnih i osobnih aktivnosti, ali mogu biti prilično zahtjevni i složeni. Stoga ćete se vjerojatno suočiti s mnogim pitanjima i problemima tijekom procesa pripreme, provedbe i izvještavanja o projektima.

U nastavku donosimo nekoliko najčešćih pitanja i problema koji se javljaju kod projekata te ćemo ponuditi neke korisne savjete za rješavanje tih izazova.

Kako planirati projekt?

Planiranje je ključni korak u projektima, ali može biti izazovno, osobito ako je projekt složen i ima puno čimbenika koji ga utječu. Kako napraviti plan projekta koji će biti jasan i izvediv? 

Dobar plan podrazumijeva da ste definirali ciljeve i izradili detaljan opis aktivnosti kojima će se ti ciljevi postići. Uz to ste definirali rokove i proračun projekta te identificirali rizike kao i odgovore na te rizike. Na kraju, važno je da imate jasan raspored aktivnosti i plan komunikacije s članovima tima i ostalim dionicima projekta. 

Kako pratiti napredak projekta?

Praćenje napretka projekta važno je da bi se osiguralo da projekt ide prema planu i ciljevima. Kako pratiti i upravljati radom tima, izvršavati zadatke i držati se rokova? 

Definirajte jasne ciljeve kako biste mogli u svakom trenutku vidjeti kreće li vaš projekt u željenom smjeru. Istovremeno pružajte stalnu podršku svom timu jer motivirani tim bit će fokusiran na ostvarenje cilja.

Kako upravljati rizicima projekta?

Svaki projekt ima rizike koji mogu utjecati na njegov uspjeh. Kako identificirati, analizirati i upravljati rizicima projekta kako bi se smanjila mogućnost neuspjeha? 

Identificirajte rizike i pronađite adekvatne odgovore na njih te u svrhu njihovog izbjegavanja ili ublažavanja izradite strategiju i akcije jer ćete tako osigurati uspješnost projekta.

Na primjer, imamo rizik kašnjenja isporuke materijala koji se javlja kod projekata izgradnje. Pri tom znamo da je vrijeme isporuke materijala ključno za napredak projekta. U slučaju kašnjenja u isporuci materijala može doći do povećanja troškova projekta, ali može utjecati i na kvalitetu završnog proizvoda.

Jedna od preventivnih mjera može biti pravovremeno naručivanje i skladištenje materijala za koji se pouzdano zna da će se koristiti u projektu, kako bi se osigurala njihova dostupnost i spriječilo kašnjenje u isporuci. Osim toga, ugovor s dobavljačem bi trebao uključivati specifične rokove isporuke i mjere u slučaju kašnjenja te mogućnost angažiranja alternativnog dobavljača u slučaju nepoštivanja rokova. 

Kako osigurati uspješan završetak projekta?

Završetak projekta može biti uzbudljiv trenutak za tim, no isto tako i kritična faza u kojoj se osigurava da je projekt uspješno završen u skladu s ciljevima, proračunom i rokovima. Kako osigurati da se projekt završi u skladu s ciljevima, proračunom i rokovima te kako izvijestiti o rezultatima projekta?

Od velike je važnosti da osigurate pravilno planiranje i upravljanje završetkom projekta da bi se smanjila mogućnost neuspjeha. Napravite završnu evaluaciju kako bi se utvrdilo jesu li ciljevi postignuti, zadaci ispunjeni, a resursi učinkovito iskorišteni i u skladu s proračunom. Izvještavanje o rezultatima projekta može biti ključno za razumijevanje njegovog uspjeha i utjecaja.

Kako uspješno upravljati timom projekta?

Timovi su ključni za uspjeh projekta, ali mogu biti izazovni za upravljanje. Kako osigurati da tim radi učinkovito i produktivno, te kako riješiti potencijalne probleme u komunikaciji i suradnji? 

Odgovorite na izazov upravljanja timom projekta tako da napravite dobar sustav komunikacije i suradnje među članovima tima i tako eliminirate ili smanjite probleme. Da bi izbjegli potencijalne probleme u komunikaciji i suradnji utvrdite jasne ciljeve i zadatke za svakog člana tima, te ih redovito pratite i pružite povratne informacije o njihovom radu. Organizirajte redovite sastanke tima kako biste provjerili jesu li svi članovi tima upoznati s napretkom projekta i sa svojim zadacima te na taj način pridonesite uspješnosti projekta.

Kako financirati projekt?

Financiranje je ključni faktor u svakom projektu, ali može biti izazovno pronaći odgovarajuća sredstva i osigurati financijsku održivost projekta. Kako pripremiti proračun projekta i osigurati potrebna sredstva za njegovu provedbu? 

Nakon što ste identificirali troškove projekta, utvrdite koji će biti izvori financiranja vašeg projekta. Neka proračun vašeg  projekta bude realan i neka pokriva sve potencijalne troškove ali vodite računa o financijskoj održivosti projekta. Redovito pratite financijsko stanje projekta tijekom provedbe kako ne bi došlo do prekoračenja proračuna te kako bi na vrijeme prepoznali i riješili probleme koji mogu utjecati na financije projekta.

Neki od izvora financiranja su: 

• krediti
• zajmovi
• vlastita sredstva
• subvencije

 

Prednosti kredita:

• kredit može biti brz i jednostavan način za veće investicije u projektu
• obično imaju jasno definirane rokove otplate i kamatne stope, što omogućava lakše planiranje i upravljanje proračunom projekta
• obično imaju manje ograničenja od donacija i potpora što omogućava veću fleksibilnost u korištenju sredstava
• uz kredit poduzeće zadržava punu kontrolu nad svojim projektom

 

Mane kredita:

• uključuju troškove kamata i drugih naknada koje mogu značajno povećati ukupni trošak projekta
• obično je potrebna dodatna administracija i druge radnje
• postoji rizik od neuspjeha projekta što može dovesti do nemogućnosti otplate kredita i povećanja troškova kredita
• iznos kredita može ovisiti o kreditnom rejtingu poduzeća i drugim čimbenicima

 

Prednosti zajmova:

• brzina, mogu se dobiti brzo, a postupak odobrenja može biti jednostavan
• fleksibilnost, mogu se dobiti za različite svrhe od konsolidacije dugova do financiranja poslovanja
• predvidljivost jer su plaćanja unaprijed poznata što olakšava upravljanje proračunom

 

Mane zajmova:

• obično je visoka kamatna stopa
• zbog kratkoročnosti mogu predstavljati financijsko opterećenje ako se ne planira pravilno
• mogu dovesti do prekomjernog zaduženja ukoliko se ne razmišlja o dugoročnim financijskim ciljevima

Prednosti financiranja vlastitim sredstvima:

• organizacija ima potpunu kontrolu nad projektom i njegovim financijskim aspektima
• nema potrebe za traženjem financiranja iz drugih izvora
• nema dodatnih troškova poput kamata ili naknada koje se obično plaćaju kada se posuđuje novac
• smanjuje se rizik od bankrota ili financijskih poteškoća u slučaju neuspjeha projekta

Mane financiranja vlastitim sredstvima:

• vlastita sredstva mogu biti ograničena, što može ograničiti veličinu i obim projekta
• ako organizacija koristi previše vlastitih sredstava za jedan projekt, to može dovesti do nedostatka sredstava za druge projekte ili operacije
• u slučaju neuspjeha projekta, organizacija može izgubiti sva uložena sredstva
• nedostatak diverzifikacije sredstava može dovesti do povećanog rizika u slučaju ekonomskih nedaća

 

Prednosti subvencija:

•  mogu biti poticaj za razvoj novih ideja i projekata
• financijska podrška za projekte koji bi inače bili neizvedivi ili prezahtjevni
• smanjenje rizika i troškova za poduzetnike i organizacije koje provode projekte
• povećanje konkurentnosti i inovativnosti u određenoj industriji ili sektoru

Nedostaci subvencija:

• potrebno je puno vremena i truda za pripremu i apliciranje za subvencije
• konkurencija za dobivanje subvencija može biti velika
• mogu postojati uvjeti ili ograničenja u korištenju subvencija
• mogućnost ovisnosti o subvencijama umjesto o samoodrživosti i razvoju vlastitih izvora prihoda

Građevinski projekti se obično financiraju iz dugoročnih izvora, kao što su krediti od banaka i drugih financijskih institucija, izdavanje obveznica ili izvori kapitala poput dioničara. Osim toga, moguće je da se projekti financiraju putem javno-privatnih partnerstava, gdje se vlast i privatni sektor udružuju kako bi financirali i razvijali infrastrukturne projekte.

 S druge strane, IT projekti se često financiraju iz kratkoročnih izvora poput poslovnih kredita, poticaja ili subvencija za inovacije i istraživanja, ili iz vlastitih izvora tvrtke. Moguće je i da se projekti financiraju putem investicija rizičnog kapitala, u kojima investitori ulažu u projekte u zamjenu za vlasnički udio u tvrtki.

Ovo su samo neka od pitanja i problema koja ćete imati tijekom projekata. No, adekvatnim planiranjem, upravljanjem i komunikacijom, mnoge od ovih izazova možete prevladati. Savjetujte se sa stručnjacima, proučavajte primjere dobre prakse i radite na usvajanju novih vještina i tehnika koje vam mogu pomoći u uspješnom vođenju projekata. Stručnjak vam može dati vrijedne savjete i smjernice te pomoći u rješavanju problema i izazova s kojima se suočavate. Proučavanje primjera dobre prakse omogućuje vam da vidite kako drugi timovi i organizacije uspješno izvode slične projekte te da naučite iz njihovih iskustava.

U Hrvatskoj, postoje brojne vladine organizacije koje nude subvencije i savjetovanja vezana uz financiranje projekata, poput Hrvatske agencije za malo gospodarstvo, inovacije i investicije (HAMAG-BICRO), Fonda za zaštitu okoliša i energetsku učinkovitost (FZOEU) i drugih. Također, postoje i mnoge nevladine organizacije i poduzetnički inkubatori koji pružaju mentorstvo i savjetovanje za poduzetnike i organizacije koje provode projekte.

Tehnike i alati 

Kako bi vam proces pripreme i provedbe projekata bio lakši možete koristiti tehnike i alate koji vam mogu biti korisni. Neki od najčešće korištenih alata uključuju:

• Ganttov dijagram: alat za vizualizaciju vremenskog rasporeda projekta

• Matrica odgovornosti: alat za jasno definiranje uloga i odgovornosti u timu

•  SWOT analiza: alat za procjenu snaga, slabosti, prilika i prijetnji projekta

• Agilne metode: fleksibilne metode za upravljanje projektima koji se često mijenjaju ili imaju puno nepoznatih faktora

Ključni faktori za uspješno izvođenje projekta

Osim tehnika i alata, važno je da osigurate dobru komunikaciju i suradnju među članovima tima te s ostalim dionicima projekta.

Redovito pratite napredak projekta, održavajte sastanke i pravovremeno rješavajte probleme jer je to ključno za uspješnu izvedbu projekta.

Kako biste bili uspješni u projektima, važno je da razumijete izazove s kojima se možete suočiti i da budete spremni raditi na njihovom prevladavanju. Stjecanje znanja i vještina u području projektnog menadžmenta, upravljanja rizicima, timskog rada i komunikacije može vam pomoći u izgradnji uspješnih projekata. Nemojte se ustručavati potražiti pomoć, uspostavite  suradnju s iskusnim stručnjakom ili savjetnikom koji vam može pomoći u pripremi i provedbi projekata.

Ključno je da budete fleksibilni i prilagodljivi tijekom izvođenja projekata. Budući da se projekti često mijenjaju ili imaju puno nepoznatih faktora, važno je da budete otvoreni za promjene i spremni prilagoditi se novim situacijama.

Da bi usavršili svoja znanja, pohađajte tečajeve ili radionice o projektnom menadžmentu, upravljanju rizicima, komunikaciji i drugim relevantnim područjima. Možete se također pridružiti lokalnim ili nacionalnim udruženjima projektnog menadžmenta kako biste se povezali s drugim stručnjacima i dobili pristup različitim resursima.

Uz dobru komunikaciju, suradnju i korištenje relevantnih alata i tehnika, možete izgraditi uspješne projekte koji će ostvariti svoje ciljeve.

PMI Hrvatska: Razvoj vještina i umrežavanje u projektnom menadžmentu

PMI Hrvatska, ogranak međunarodne udruge projektnih menadžera ima mnogo toga za ponuditi svojim članovima. Učlanjenjem u udrugu, članovi dobivaju pristup različitim materijalima i događajima koji mogu pomoći u razvoju njihovih vještina i znanja o projektnom menadžmentu.

Osim toga, pružaju se i prilike za povezivanje s drugim stručnjacima iz različitih industrija, što može pomoći u izgradnji novih poslovnih veza i stvaranju novih poslovnih prilika.

Naravno, važno je naglasiti da bez volontera i njihovog predanog rada, ova udruga ne bi mogla tako uspješno funkcionirati. Stoga, ako želite poboljšati svoje vještine u području projektnog menadžmenta uključite se  u aktivnosti udruge i iskoristite priliku da se upoznate s drugim stručnjacima i steknete nova iskustva u području projektnog menadžmenta.

Pridruži se aktivnostima klikom na POVEŽI SE.