“Poboljšati se znači promijeniti se, a biti savršen znači mijenjati se često.“

 – Winston Churchill

 

Kako bi lakše i uspješnije vodili projekte, na raspolaganju imamo različite standardizirane metodologije ili šire, pristupe. Kroz njih se definira struktura za izvršavanje projekta te se osigurava izvođenje projekta prema standardima, sistematski i uz najbolje prakse. Najpoznatiji pristupi su tradicionalni (eng. predictive / waterfall), adaptivni / agilni pristup (eng. adaptive / agile) i hibridni (eng. hybrid).

 

Kontinuirano se mijenjati, adaptirati i prilagođavati principi su adaptivnog / agilnog pristupa u razvoju projekata. S druge strane, tradicionalni pristupi nisu toliko skloni promjenama, već teže sigurnim i postojanim zahtjevima koje projekt mora ispuniti.

 

Međutim, ni jedan od tradicionalnih ili agilnih pristupa ne može savršeno odgovarati svim kompanijama, procesima unutar kompanija ili pak industrijama. Kako onda odabrati onaj pravi? Postoji li možda neka treća opcija koji će vam donijeti najviše isporučene vrijednosti uz najefikasniji utrošak resursa i vremena?

 

 

PERCEPCIJE O AGILNIM I TRADICIONALNIM PRISTUPIMA

 

Često mnogi menadžeri imaju krivu percepciju što je agilni pristup. Agilni pristup je inicijalno dizajniran za male softverske kompanije koje su podložne promjenama, koje se lako prilagođavaju na promjene i koje teže istima (brzina razvoja tehnologije). U posljednjem razdoblju je stekao iznimnu popularnost i rezultirao mnogim uspješnim projektima i produktima. Međutim, taj pristup nije čarobni štapić te ga treba dobro razumijevati kako bi rezultirao uspješnim projektima ili dijelovima projekata.

 

Isto tako, postavlja se pitanje. S obzirom na to da je inicijalno dizajniran za manje i fleksibilne timove, kako onda može biti implementiran u velike kompanije koje koriste tradicionalne pristupe te su naviknute i prilagođene njima? Postoji li mogućnost da puno fleksibilnosti ili samo-organizacije velikim kompanijama s uokvirenim i jasnim procedurama nije plus, nego minus?

 

Agilni pristup često i projektni menadžeri shvaćaju potpuno površno, očekujući nimalo ili minimalno dokumentacije, minimalno treninga, razvoj produkata bez pretjeranog ili detaljnog ograničavanja troškovima ili vremenom. Uz to agilnost potiče konstantne promjene u zahtjevima i opsegu projekta, a uz krivu procjenu i planiranje istih može dovesti do curenja opsega (eng. scope creep). To može generirati frustracije i konstantne isporuke lošeg proizvoda, ali brzo i uz višu cijenu, što će i brže rezultirati neuspjehom samog projekta (Wyss, S. 2014).

 

Kroz ovaj članak bit će objašnjeni agilni i tradicionalni pristupi u vođenju projekata, razlike između njih te će se pružiti odgovor na pitanje:

Koji pristup vođenju projekata najbolje odgovara vašoj organizaciji ili industriji?

 

WATERFALL (TRADICIONALNI ILI PREDIKTIVNI) PRISTUP

 

Tradicionalni model je linearan model gdje se životni ciklus projekta izvodi u različitim fazama, a ni jedna faza ne može započeti prije nego ona prethodna ne završi. Faze se mogu razlikovati ovisno o tipu i industriji u kojoj se projekt izvodi. Generalno prema PMBOKu®  te faze mogu biti: izvedivost, dizajn, izgradnja, testiranje, implementacija, zatvaranje (eng. feasibility, design, build, test, deploy, close).

Mogući tradicionalni / prediktivni životni ciklus projekta

Izvor: pmi.org

 

Cijeli životni ciklus projekta  planiran je od početka do kraja i mora se izvršiti do završetka projekta. Planiranje faza, pravila i metoda se radi unaprijed, kako bi se definirale granice i kako bi bilo što manje promjena tijekom projekta. Na ovaj način se rizici i nesigurnosti pokušavaju svesti na minimum (Koceska and Koceski, 2022).

 

Ugovori se kod ovog pristupa uglavnom potpisuju nakon definiranja zahtjeva i opsega te se često radi o fiksnim ugovorima pa su velike promjene i povratak na prethodnu fazu često vrlo skupe. Uzmimo za primjer projekt izgradnje mosta. Prvi dio izgradnje mosta je izgradnja temelja. Jednom kad krene faza izgradnje temelja mosta i ukoliko dođe do promjena vrlo se teško i skupo vratiti u fazu prikupljanja zahtjeva te ponovne izgradnje ili modifikacije postojećih temelja jer bi to iziskivalo dodatne resurse, što znači i dodatne troškove.

 

Prednosti tradicionalnog pristupa:

Jednostavnost u razumijevanju i upravljanju

• Kako je kod ovog pristupa svaka faza unaprijed isplanirana i definirana, a procesi jasni , time  je i upravljanje projektom znatno lakše.

Prigodan za projekte s jasno definiranim troškovima i rokom

•  Kod ovog pristupa prvo se prikupljaju i definiraju zahtjevi projekta, definira opseg te troškovi i rok završetka projekta te je tijekom razvoja projekta lakše upravljati istima.

Struktura i dokumentacija

• Struktura razvoja projekta i procesi su vrlo jasni i definirani, a sve prati jasna dokumentacija (npr. project change log) što donosi brojne prednosti, a jedna od njih svakako može biti lakše uvođenje novih sudionika (eng. stakeholders) u projekt.

 

AGILNI PRISTUP

 

Model je nelinearan, nepredvidiv, što znači da se ne izvodi fazu po fazu u slijedu s jednom velikom isporukom na kraju, već se nakon inicijalno postavljenih zahtjeva projekt izvodi u iteracijama (kratkim ciklusima). Cilj svake iteracije (kratkog ciklusa), koja se najčešće sastoji od planiranja, dizajniranja, razvoja i testiranja je kontinuirana isporuka inkrementa. Inkrement može biti neka značajka (eng. feature), funkcionalnost, dio proizvoda (npr. aplikacija ili dio aplikacije) itd. Iteracije, u kojoj je jedna od metoda izvođenja tvz. sprint  izvode se u kraćem vremenskom intervalu od 2 tjedna do mjesec dana. Na kraju svake se vrši isporuka vrijednosti kupcu (inkrement). Isto tako, prilikom svake isporuke vrijednosti (inkrementa) od kupca se traži povratna informacija (eng. feedback) te se ista nastoji inkorporirati u sljedeću iteraciju. Primjeri iteracije u razvoju softvera mogu biti razvoj koda, testiranje koda, ispravljanje grešaka, implementacije nakon provjere kvalitete koda (eng. quality assurance QA testing). Zahtjevi koji se stavljaju pred projekt kroz agilan pristup su u početku vrlo nesigurni, što znači da će se mijenjati kroz vrijeme i gotovo nikad neće ostati statični.

Mogući agilni / adaptivni životni ciklus projekta

Izvor: vilmate.com

 

Agilni projektni menadžment promovira fleksibilnost, suradnju, komunikaciju unutar tima ili prema kupcima (inicijatorima). Također, nastoji kontinuirano prikupljati informacije prema kojima će se kreirati nove funkcionalnosti (eng. features) u skladu s glavnim ciljem projekta. Glavni cilj projekta je uglavnom kvalitetni proizvod koji zadovoljava sve zahtjeve kupca i koji mu stvara novu / dodatnu vrijednost u poslovanju.

  

Prednosti agilnog pristupa

Kontinuirana isporuka vrijednosti kupcu i fleksibilnost

• Kontinuirana komunikacija i kreiranje cijelog ili dio minimalno održivog proizvoda (eng. MVP minimum viable product) na temelju kojeg se prikupljaju povratne informacije i inkorporiraju u sljedeću iteraciju (razvojni ciklus). S obzirom na to da se kontinuirano prikupljaju povratne informacije od kupaca i ostalih sudionika zahtjevi nisu statični, već se kontinuirano mijenjaju i prilagođavaju, postaju fleksibilni.

Optimizacija „workflowa (tijeka rada)“

• Pristup teži poboljšanjima, fleksibilnosti i adaptacijama kako bi se isporučila maksimalna vrijednost i ostvarilo maksimalno zadovoljstvo kupca.
• Uz to komunikacija između svih sudionika projekta može rezultirati optimizacijom workflowa i većom produktivnošću.

Ljudi i timovi iznad procesa i alata

•  „Agile“ nam sugerira da ne robujemo tehnologijama i ustaljenim procesima već da iskazujemo spremnost na promjene, a fokus nam se mora očitovati u ljudima, njihovoj suradnji i napretku (Manifesto for Agile Software Development).

Minimalna dokumentacija i fleksibilni ugovori

• Iako se kreira i postoji, kod ovog pristupa fokus nije na dokumentaciji, već na isporuci vrijednosti. Uz to, ugovori su fleksibilniji kako bi mogli ispoljiti sve promjene i fleksibilnosti koje „agile“ manifestira (Manifesto for Agile Software Development).

Motivirani pojedinci i samoorganizirani timovi

• S obzirom na to da se timovi samo-organiziraju i sami procjenjuju složenost i kompleksnost pojedinih elemenata unutar projekta te daju prijedloge njihova motiviranost i zadovoljstvo raste.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

RAZLIKE IZMEĐU TRADICIONALNOG I AGILNOG PRISTUPA

Faze – jedna za drugom vs. paralelno

• Za razliku od tradicionalnog koji se izvodi linearno fazu po fazu, u redoslijedu, agilni pristup stavlja fokus na kontinuirane isporuke (inkremente) kupcu koje se izvode u tzv. iteracijama.

 

Planiranje

• Tradicionalni pristup teži detaljnom planiranju unaprijed, a kasnije se projekt izvodi u fazama. Takvo planiranje uključuje zahtjeve projekta, opseg, raspored i sve isporuke. S druge strane, kod agilnog pristupa također postoji početni proces planiranja, ali samo najvažnijih stvari poput ciljeva, najvažnijih značajki (eng. features) ili korisničkih priča (eng. user stories). Nakon tog iste definiramo u backlogu (lista stavki projekta), a potom ih tim razvija u ciklusima (iteracijama) najčešće od 2 tjedna do mjesec dana.

 

Komunikacija

• Tradicionalni pristup teži strukturiranoj i formalnoj komunikaciji prema točno definiranim intervalima mjesečno ili tjedno gdje se diskutira o statusu projekta, rizicima, izazovima itd. S druge strane, agilni pristup teži frekventnijoj komunikaciji između svih sudionika prema projektu te je i tip sastanaka prilagođen tome. Primjerice, prema tome imamo dnevne sastanke (eng. daily stand-up meetings) gdje se razgovara o statusu trenutnog sprinta ili sastanke na kraju sprinta (eng. sprint review) gdje se proizvod ili dio proizvoda demonstrira kupcu, a povratni zahtjevi se implementiraju u novi sprint itd.

 

Isporuke

• Kod tradicionalnog pristupa, isporuka proizvoda se uglavnom vrši jednom na kraju projekta te se traži prihvaćanje kupca. S druge strane agilni pristup teži kontinuiranim isporukama proizvoda te povratnim informacijama (eng. feedback) kupca nastoji stvoriti maksimalnu poslovnu vrijednost (eng. business value).

 

 

 

 

 KOJI PRISTUP ODABRATI ZA VAŠ PROJEKT?

Odabir metodologije prema kojoj će se izvoditi projekt često zna biti vrlo kompleksan i ovisi o mnogo različitih čimbenika, vanjskih ili unutarnjih. Kako bi lakše donijeli odluku, možemo koristiti i tzv. Stacey matricu koja dovodi u odnos zahtjeve projekta (što – y os) i tehnologiju (kako – x os).

Stacey matrica

Izvor: thebusinessprofessor.com

Ukoliko su nam zahtjevi projekta jasni, a tehnologija kojom se mora izvoditi poznata, bliže smo odluci da koristimo tradicionalni pristup („simple“ područje). Primjer takvog projekta može biti izrada nove web stranice. Velika je vjerojatnost da smo u prošlosti izradili već neku sličnu te nam je poznata tehnologija i lakše nam je shvatiti što se očekuje od te web stranice. S druge strane, što manje poznajemo tehnologiju i što manje razumijemo zahtjeve, to smo nesigurniji te teže procjenjujemo troškove, opseg i vrijeme za izvođenje projekta. Kako bi se nosili s nesigurnošću moramo imati što manje cikluse razvoja. Također, zadaci moraju biti manji, a količina komunikacije, kao i količina povratnih informacija od strane kupca, moraju biti veći. U tim scenarijima, sve smo bliže korištenju agilnih metodologija (područja „complicated“, „complex“ and „chaotic“).

 

Imajte na umu značaj uzajamnog povjerenja između kupca (inicijatora projekta) i projektnog tima koji moraju blisko surađivati i vjerovati jedni drugima kako bi projekt uspio. Isto tako, neće svi inicijatori biti zadovoljni što su cijelo vrijeme uključeni u razvoj projekta i redefiniranje zahtjeva, već očekuju da se na temelju inicijalnog projekta razvije i završi.

 

Također, često, posebno za kompleksne projekte, jedna metodologija ne može biti dostatna. Isto tako, mnoge, a posebno velike kompanije, za izvođenje projekata koriste tradicionalni pristup te su im svi budžeti i ostali resursi temeljeni na takvom pristupu i metodologiji. U takvim slučajevima je korištenje hibridnog pristupa koji će kombinirati tradicionalni i agilni pristup optimalnije rješenje.

 

 

 

HIBRIDNI PRISTUPI

 

Agilna metodologije ponajviše su namijenjene softverskim / digitalnim kompanijama, dok ostale kompanije najčešće koriste hibridne metodologije. Hibridne metodologije kombiniraju dvije različite metodologije kako bi balansirale između prednosti jedne i eliminirale nedostatke druge, npr. uzele benefite od agilnih i eliminirale one od tradicionalnih. Isto tako, hibridne metodologije se više prilagođavaju samom problemu kako bi stvorile i isporučile maksimalnu vrijednost. Kao takve, vrlo su kompatibilne za mnoge projekte kroz razne industrije s ciljem povećanja fleksibilnosti i brzine.

 

Na koji način funkcioniraju?

 

Vrlo često se kod definiranja zahtjeva projekta za inicijalno prikupljanje zahtjeva koristi tradicionalna metodologija. Na temelju nje se u kasnijoj fazi kreiraju korisničke priče (user stories) koje se prenose u „backlog“ projekta. Tako se ostavlja mogućnost za promjene zahtjeva tijekom projekata („agile“ fleksibilnost).

 

Isto tako, za određivanja mogućeg opsega, resursa i glavnih ključnih točaka (eng. milestone) projekta, mogu se koristiti tradicionalne / waterfall komponente. Tako je lakše odrediti okvir budžeta projekta te pretkorake za potencijalne natječaje oko izvođača projekta, ako se radi o takvom tipu projekta.

 

S druge strane kod samog razvoja, testiranja i prihvaćanja produkta od strane klijenta koriste se agilne komponente. Isto tako na kraju se može napraviti i velika isporuka svih komponenata prema tradicionalnoj metodologiji.

 

Na ovaj način se iskorištava strukturirani i sekvencijalni pristup koje nude tradicionalni metodologije. Uz to, u drugom dijelu je fokus na prednosti agilnih metodologija kao što su redovna i kvalitetna komunikacija uz blisku suradnju između svih sudionika projekta, fleksibilnost u razvoju projekta i razvoj projekta u iteracijama.

 

ZAKLJUČAK

 

Za većinu kompanija vrlo je teško jednom metodologijom odgovoriti na sve zahtjeve projekata i organizacije. Posebice to može biti teško kad se radi o potpunom prelasku s tradicionalnih na agilne metodologije. To može stvoriti mnoge izazove i imati značajan utjecaj na resurse, budžet i vrijeme završetka projekta. U takvim slučajevima hibridne tehnologije koje iskorištavaju najbolje od različitih pristupa mogu stvoriti uspješne i projekte visoke poslovne vrijednosti. Također, bez obzira na pristup, najvažniji su ljudi te njihove potrebe, motivacija i znanja. Zato im osigurajte potrebne resurse, podršku i edukacije kako bi mogli biti uspješni u svakom radnom okruženju, pa i u onom u kojem su promjene česte i dobrodošle.

 

Izvori:

Wyss, S. (2014). Successful agile integration into existing methodologies. Paper presented at PMI® Global Congress 2014—EMEA, Dubai, United Arab Emirates. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

https://thebusinessprofessor.com/en_US/management-leadership-organizational-behavior/the-stacey-matrix-explained

https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/PMBOK

Choosing the Right Path: We Asked the Project Management Community: How Do You Decide Which Project Delivery Approach to Take? (2018). PM Network, 32(2), 22–23.

Griffin, C. & Roldan, M. (2013). Swimming up the waterfall: agile processes in a waterfall world. Paper presented at PMI® Global Congress 2013—North America, New Orleans, LA. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

Koceska, N.,Koceski, S. (2022). Hybrid project management as a new form of project management. Journal of Applied Economics and Business. University Goce Delchev- Shtip, Republic of North Macedonia

Thummadi, Veeresh; Lyytinen, Kalle; and Berente, Nicholas, "Iterations in software development processes: A comparison of agile andwaterfall software development projects" (2012).International Research Workshop on IT Project Management 2012. 4.

Wankhede, R. (2016).Hybrid Agile Approach: Efficiently Blending Traditional and Agile Methodologies.