“Tim nije grupa ljudi koji rade zajedno. To je grupa ljudi koji vjeruju jedni drugima.”

 - Simon Sinek, američki pisac i motivacijski govornik

Kao što to i inače činite, svaki pedalj projekta detaljno ste razradili. Uzeli ste u obzir sve njegove odrednice, kao i posebnosti koje ga čine jedinstvenim u odnosu na ranije projekte na kojima ste radili, ili koje ste vodili. Predvidjeli ste svakojake scenarije. Od onih izglednih, maksimalno pozitivnih kojima se nadate, kao i onih po vas nepovoljnih, pa sve do krajnje nerealističnih, gotovo apsurdnih ishoda. Oko sebe ste okupili najbolji mogući tim komplementarnih stručnjaka, mudro raspodijelili aktivnosti i zadatke, odredili ostvarive rokove te dobili svesrdnu podršku vaših nadređenih (inicijatora projekta)… Barem ste tako mislili.

Kako ste se onda našli ovdje? U situaciji u kojoj projekt ne teče onako glatko kako ste zamislili? U priči u kojoj ste, nakon obećavajućeg početka, nabasali na 'zid' od kojeg se uporno odbijate nekoliko koraka unatrag?

Ako niste pogriješili u planiranju projekta (resursa, vremena), jedan od uzroka ovakvih neočekivanih situacija može se kriti u neadekvatnoj motivaciji pojedinih članova vašeg tima.

Naime, projektni menadžeri nerijetko stupanj i faktore motivacije procjenjuju površno, ili je podrazumijevaju uslijed zadovoljavanja pojedinih tzv. higijenskih faktora (Herzbergova dvofaktorska teorija motivacije), kao što su plaća i drugi radni uvjeti, zbog čega rezultati i efikasnost projekata postanu upitni. S druge strane, vrhunski projektni menadžeri su svjesni uloge motiviranih, zadovoljnih i angažiranih članova tima u provedbi uspješnih projekata.

Kroz ovaj članak bit će istaknuta uloga motivacije u upravljanju projektima, uz pokušaj pružanja odgovora na pitanje: 

Kako projektni menadžeri mogu iskoristiti motivaciju za ostvarivanje uspješnih projekata?

 

ČIMBENICI KOJI UTJEČU NA MOTIVACIJU U UPRAVLJANJU PROJEKTIMA

 

Na motivaciju članova projektnog tima utječe čitav niz različitih čimbenika - od nejasno postavljenih ciljeva, lošeg upravljanja komunikacijom i konfliktima, pa do pomanjkanja ili neadekvatnog angažiranja resursa.

Nerealistični, nejasni i teško mjerljivi ciljevi mogu zbunjivati sudionike (eng. stakeholders) projekata, čime postaju jedan od najvećih izvora frustracija i pomanjkanja fokusa. Također, neadekvatna i nepravovremena komunikacija može negativno djelovati na članove tima i njihovu motivaciju u izvršavanju zadataka i obveza vezanih uz projekt. Pored brige o primjerenoj i pravodobnoj komunikaciji prema kolektivu, ali i pojedincima unutar tima, projektni menadžeri moraju se pobrinuti da komunikacija između svih sudionika projekata prolazi neometano i efikasno. Na taj način stvaraju nužne preduvjete kako bi se ciljevi projekata ostvarivali efikasno, a svi sudionici bili motivirani i usmjereni ka realizaciji tih istih ciljeva. Također, ako do njih u nekom trenutku dođe, uspješno 'hvatanje u koštac' s konfliktima među članovima tima može stvoriti nove, pozitivne vrijednosti za projekt, ali i za kompaniju. 

Međutim, stvarnost je nerijetko drugačija, te se ponekad konfliktima ne upravlja na ispravan način, što može dovesti do negativnih stavova i neangažiranosti radnika te, u konačnici, i do neuspjeha samog projekta.

Ostali faktori motivacije mogu biti: plaća, menadžment, kultura unutar kompanije, prepoznavanje, nagrađivanje i stvaranje prilika za sudionike projektnih timova.

 

STRATEGIJE ZA UPRAVLJANJE MOTIVACIJOM

Projektni menadžeri imaju ključnu ulogu u poticanju motivacije i angažmana u projektnim timovima, a neke od strategija istaknute u nastavku teksta mogu pomoći u tom procesu.

 

1. Feedback, prepoznavanje i nagrađivanje

 

U mnogim istraživanjima, projektni menadžeri ističu kako su povratne informacije (eng. feedback), prepoznavanje i nagrađivanje neke od ključnih komponenata motivacije. Njihov stav potvrđuju i razmišljanja samih članova projektnih timova koji navode izraziti značaj pozitivne atmosfere u realizaciji projektnih ciljeva, kao i važnost povratne informacije i prepoznavanja uloženog truda svakog člana tima. 

Uz vertikalan feedback između projektnog menadžera i članova tima, važno je njegovati kulturu otvorenog i transparentnog davanja povratne informacije između samih članova tima. Kako biste kreirali takvo okruženje, neophodno je kontinuirano investirati u izgradnju atmosfere.

Pozitivan utjecaj na rast motiviranosti članova tima mogu imati i nagrađivanje učinkovitosti, formalna i neformalna priznanja te grupne i pojedinačne evaluacije tokom i nakon završetka projekta. 

 

2. Jasni i dohvatljivi ciljevi

 

Postavljanje jasnih i dohvatljivih ciljeva može biti ključ motivacije članova tima i uspješne realizacije projekta. Kad su sudionici projekata jasno upoznati s ciljevima i sa svojom ulogom unutar tima, bit će motiviraniji u dostizanju istih. 

 

3. Pozitivno radno okruženje

 

Otvorena komunikacija, povjerenje i suradnja preduvjet su stvaranja pozitivnog radnog okruženja. Također, kako bi potaknuli razmjenu ideja i dolazak do nekih novih, potencijalno kvalitetnijih rješenja, projektni menadžeri u realizaciju projekta mogu uključiti pojedince iz različitih odjela, stvarajući tzv. međufunkcijske timove (eng. Cross Functional Teams).

 

4. Mogućnosti za rast i razvoj

 

Dobri projektni menadžeri kontinuirano procjenjuju snage, slabosti i preferencije članova projektnih timova. U skladu s time često im, kroz različite treninge i edukacije, nude priliku za stjecanje novih znanja i vještina. Bilo da se radi o potrebama nekog aktualnog projekta, bilo kao zalog za budućnost. Isto tako, prema različitim teorijama motivacije, uz treninge i edukaciju kao preduvjete za izvođenje uspješnih projekata postoje i različite potrebe pojedinaca koje projektni menadžeri moraju prepoznati. Prema jednoj od njih (McClellandova teorija potreba), ističu se timski rad, izazovni projekti ili pak potreba za društvenom moći i liderskom pozicijom. Prepoznavanjem potreba članova vašeg tima te, još važnije, pružanjem prilike za njihov razvoj, članovi vašeg tima postat će motiviraniji te angažiraniji.

 

Zaključak

Kako bi unaprijedili motivaciju članova tima, projektni menadžeri moraju identificirati faktore koji mogu stvoriti okruženje koje će poticati otvorenu i jasnu komunikaciju, u kojem će biti postavljeni jasni i razumljivi ciljevi te osigurani svi potrebni resursi kako bi svi sudionici projekata mogli izvršavati sve aktivnosti u koje su uključeni. 

Uz to, vrlo je bitno prepoznati i adekvatno nagraditi napore pojedinaca, jer već osmijeh i jedno „hvala“ mogu činiti razliku i utjecati na motivaciju tima te konačni uspjeh samog projekta.

 

 

O autoru - Marko Torner, gostujući autor i član PMI Hrvatska